Gyakran (szinte mindig) felmerül a kérdés, hogy milyen költségek számolhatók el egy vállalkozás, vagy cég esetén. A válasz nagyjából azonos, a költség elszámolhatóságának három feltétele van:
- Kizárólag a vállalkozás érdekében merül fel. Egyes költségeknél egyértelmű ennek meghatározása (pl. bérköltség, társadalombiztosítási hozzájárulás), más költségeknél bonyolultabb (pl. amikor egy programozónak otthon van az irodája). Az elszámolható költségek jelentős része függ a vállalkozás tevékenységétől. Egy fodrász elszámolhatja a borotva költségét, egy kőműves nem.
- Megfelelő bizonylat áll rendelkezésre. Itt fontos megemlíteni, hogy a bizonylaton azonosíthatónak kell lennie a vállalkozás nevének, adószámának és címének. Legtöbb esetben ez a számlát jelenti.
- A könyvelésben megfelelő módon szerepel. Ezért a könyvelő felel.
Tipikus költségek, amik általában elszámolhatók:
- vállalkozó társadalombiztosítási járuléka,
- alkalmazottak bére, járuléka,
- bankköltség,
- alapanyagok, áruk adott évi költsége (nyitókészlet + beszerzések – zárókészlet),
- gépek amortizációs költsége,
- javítási, karbantartási költségek,
- ügyvédek, könyvelők, tanácsadók, közvetítők díjai,
- iroda, műhely bérleti díja, rezsiköltsége (a helységet be kell jelenteni használatbavételkor),
- le nem vonható áfa,
- kölcsönök, hitelek kamatai,
- költségként elszámolható állami és önkormányzati adók, illetékek (pótdíjak, büntetések, késedelmi kamatok kivételével),
- szállítási, biztosítási díjak, reklám költségek,
- kiküldetési díja, amennyiben elektronikus úton fizették őket.
Speciális költségek elszámolása.
Itt azokról a költségekről beszélünk, melyek elszámolásának mértéke a tevékenység érintettségétől függ, ezek a következők:
- mobiltelefon költsége: akkor számolható el költségként, ha a vállalkozó a magánhasználathoz rendelkezik másik mobiltelefonnal is és a céges mobiltelefont csak a vállalkozás tevékenységével kapcsolatban használja,
- lakás egy részének használata iroda céljából:
- általában max 1-2 szobáról lehet szó, a teljes lakás legfeljebb 15-50%-a,
- a használat kezdetekor be kell jelenteni az adóhivatalnak,
- bérlet esetén a számlát kétfelé kell osztani, az iroda által bérelt rész áfás
- személygépkocsi és kapcsolódó költségei:
- a személyi jövedelemadó szempontjából csak a személyszállítási tevékenységgel, áruszállítással, sofőrképzéssel vagy kereskedelmi tevékenységgel foglalkozó egyéni vállalkozók esetében számolható el teljes egészében költségként, ideértve a taxisokat, fuvarozókat, kézbesítőket, futárokat, autósiskolákat, kereskedelmi ügynököket,
- a többi egyéni vállalkozó ezeket a költségeket a személyi jövedelemadónál nem veheti figyelembe, ÁFA esetén pedig csak 50%-ig vonhatók le
- utazási és reprezentációs költségek:
- csak szakmai esemény esetén számolható el,
- üzleti ebéd csak módjával számolható el, a számla hátuljára rá kell írni az üzleti partner nevét
- ruha költségek
- csak védőruházatra, egyenruhára vagy egyéb üzleti logóval ellátott ruházatra lehet elszámolni.